Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) führen
Praktischer Leitfaden zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Pflichten, Beispielen und dem Wechsel zur doppelten Buchführung.
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ist die einfachste Form der Gewinnermittlung in Österreich. Sie steht Unternehmern offen, die nicht bilanzierungspflichtig sind, und basiert auf dem Zufluss-Abfluss-Prinzip: Eine Einnahme zählt in jenem Jahr, in dem das Geld tatsächlich zufließt, eine Ausgabe in jenem Jahr, in dem sie tatsächlich bezahlt wird. Anders als bei der Bilanz spielt es also keine Rolle, wann eine Leistung erbracht oder eine Rechnung gestellt wurde, sondern wann gezahlt wird.
Für viele Einzelunternehmer, Freiberufler und kleine Gewerbetreibende ist die EAR der pragmatische Einstieg in die ordnungsgemäße Buchführung. Wer die EAR mit sauberen Rechnungen und einem geordneten Zahlungsverkehr kombiniert, hat einen großen Teil der Verwaltung im Griff. Einen Überblick über die zugehörigen Themen rund um Faktura und Zahlungseingänge bietet der Bereich Rechnung und Zahlungen.
Wer darf die EAR nutzen?
Die EAR ist möglich für:
- Einzelunternehmer und Personengesellschaften unter 700.000 € Umsatz pro Jahr
- Freiberufler unabhängig von der Höhe des Umsatzes (z. B. Ärzte, Anwälte, Künstler)
- land- und forstwirtschaftliche Betriebe innerhalb gewisser Grenzen
Wird die Umsatzgrenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschritten, beginnt nach einem Pufferjahr die Pflicht zur doppelten Buchführung nach UGB. Diese Schwelle sollte man im Blick behalten, denn der Wechsel will rechtzeitig vorbereitet sein.
Was muss aufgezeichnet werden?
Die EAR ist einfach, aber nicht beliebig. § 126 BAO regelt die Mindestanforderungen an die Aufzeichnungen.
| Bereich | Pflicht |
|---|---|
| Einnahmen | chronologisch, mit Datum, Betrag, Belegnummer |
| Ausgaben | chronologisch, getrennt nach Aufwandsart |
| Anlageverzeichnis | Pflicht bei Anlagegütern über 1.000 € netto |
| Wareneingangsbuch | bei Handel und Gewerbe |
| Belege | sieben Jahre aufbewahren |
Die laufende Sortierung gelingt am leichtesten mit klaren Regeln zur Belegbenennung und Ablagestruktur . Damit die Einnahmenseite lückenlos bleibt, hilft eine saubere Faktura mit fortlaufenden Nummern. Wie Sie diese richtig führen, zeigt der Beitrag zu Rechnungsnummern korrekt vergeben.
Einnahmen richtig erfassen
Jede Betriebseinnahme muss durch eine korrekte Ausgangsrechnung belegt sein. Fehlende oder fehlerhafte Rechnungen gefährden nicht nur die Aufzeichnung, sondern beim Kunden auch den Vorsteuerabzug. Achten Sie daher auf vollständige Pflichtangaben auf der Rechnung.
Korrekturen sind in der EAR besonders heikel, weil der Zeitpunkt des Geldflusses zählt. Wird eine bereits bezahlte Rechnung später storniert oder gutgeschrieben, muss die Rückzahlung im richtigen Jahr abgebildet werden. Die saubere Behandlung beschreibt der Beitrag zu Gutschriften und Stornorechnungen.
Typische Stolperfallen
In der Praxis tauchen immer wieder dieselben Probleme auf:
- private und betriebliche Konten werden nicht sauber getrennt
- Ausgaben fehlen, weil Belege im Posteingang verschwunden sind
- Geringwertige Wirtschaftsgüter unter 1.000 € werden falsch behandelt
- Reisekosten ohne Fahrtenbuch geltend gemacht
- USt-Vereinnahmung statt Sollversteuerung nicht beantragt
- Anlagenzugänge und -abgänge nicht dokumentiert
Beim Zufluss-Abfluss-Prinzip kommt erschwerend hinzu, dass verspätete Zahlungen den Gewinn in ein anderes Jahr verschieben können. Ein konsequentes Vorgehen bei säumigen Kunden ist daher auch steuerlich relevant; Grundlagen dazu liefert der Beitrag zum Mahnwesen und Zahlungsverzug.
Übergang zur Bilanz
Wer wächst, wechselt früher oder später zur doppelten Buchführung. Der Übergang verlangt einen Übergangsgewinn oder -verlust nach § 4 Abs. 10 EStG. Eine saubere doppelte Buchführung und der passende Kontenrahmen sind dann die Basis. Für die laufende USt bleibt die Umsatzsteuervoranmeldung für kleine Unternehmen relevant.
Empfehlungen für die Praxis
- monatlich abstimmen, nicht erst zum Jahresende
- Bargeldgeschäfte mit Tagesabschluss erfassen
- Kilometergeld separat dokumentieren
- private Entnahmen klar trennen
- jährliches Anlagenverzeichnis aktuell halten
- klare Zahlungsbedingungen festlegen, damit Einnahmen planbar zufließen
- Aktuelle Vorgaben gelegentlich auf bmf.gv.at prüfen
Fazit
Die EAR ist schlank, aber nicht ohne Regeln. Saubere Trennung, digitale Belege und monatliche Abstimmung machen den Jahresabschluss ruhig. ReAI unterstützt dabei mit automatischer Erfassung. Preise ansehen .